Home-Office, Mobile Arbeit, AZH: anlässlich der Krise haben viele Unternehmen ihre Mitarbeiter bereits nach Hause zum Arbeiten geschickt. Zahlreiche weitere Betriebe werden nachziehen. Je nach Branche und Digitalisierungsgrad können Unternehmen damit nahtlos umgehen oder auch nicht. Die Entwicklung kommt unerwartet und wirft viele Fragen auf. Wie kann ich der Verantwortung gegenüber meinen Mitarbeitern, Kunden, Geschäftspartnern und der Gesellschaft gerecht werden und dabei den geschäftlichen Betrieb aufrechterhalten? Wie kann ich die Arbeitsorganisation sicherstellen und dabei meine Mitarbeiter effektiv aus der Ferne steuern? Wie kann ich effizient von zu Hause arbeiten? Auf diese Fragen versuchen wir von Remote Native Ihnen Antworten zu geben und Sie damit in dieser schweren Zeit zu unterstützen.

Der neuartige Coronavirus breitet sich weltweit aus. Auch Deutschland ist betroffen. Das Robert Koch-Institut (RKI),  das ist die zentrale Einrichtung der Bundesregierung auf dem Gebiet der Krankheitsüberwachung und -prävention, rechnet mit einem weiteren Anstieg der Fälle, der recht schnell verlaufen wird. Insgesamt wird damit gerechnet, dass längerfristig ca. 60-70 % der Bevölkerung in Deutschland infiziert werden. Da es derzeit noch keine Medikamente und Impfstoffe gegen das neuartige Virus gibt, werden umfangreiche Schutzmaßnahmen getroffen, mit denen die Ausbreitung des Virus verlangsamt werden soll. Damit kann Zeit für die Entwicklung gewonnen und eine Überlastung unseres Gesundheitssystems möglichst verhindert werden. Diese Schutzmaßnahmen greifen tief in unser soziales Leben aber auch in die wirtschaftlichen Abläufe ein. Hierauf müssen wir uns für eine gewisse Zeit einstellen.

Wie kann ich den geschäftlichen Betrieb weiterhin aufrechterhalten? 

Um den Betrieb aufrechtzuerhalten, müssen organisatorische, sicherheitsrelevante und kommunikative Maßnahmen ergriffen werden. Zur Verlangsamung der Ausbreitung ist es notwendig die Kontaktfrequenz zwischen Menschen inner- und außerbetrieblich zu reduzieren. Dazu sollten Ansammlungen von Menschen, wie z.B. Events, Workshops und Präsenztermine abgesagt werden. Darüber hinaus müssen sämtliche bleibenden Kontaktpunkte zwischen Menschen, wie z.B. der Eingangsbereich im Bürogebäude, Drucker, Aufzüge, Türen, Stempel-, Getränke-, Kaffeeautomaten und Waschräume identifiziert und Lösungen zur Sicherung und Überwachung getroffen werden.

Die Entscheidung, so viele Mitarbeiter wie möglich in das Home-Office auszulagern, ist ein erster richtiger Schritt. Jedoch betrifft das nur die nicht zwingend betriebsbedingten Bereiche. Aber was ist mit anderen betriebskritischen Bereichen, wie zum Beispiel in der Produktion oder Logistik? Wie soll der Betrieb weiter aufrechterhalten werden, wenn diese Stellen nicht besetzt sind? Hier muss man sich Gedanken zu einer möglichen Notbesetzung oder einer Gruppenrotation machen, d. h., die Anzahl der der gleichzeitig vor Ort arbeitenden Menschen so gering wie für den Betrieb notwendig zu halten.

Ich habe mich in den letzten Tagen mit etlichen Führungskräften ausgetauscht und die folgende Liste an Maßnahmen zusammengestellt:

Organisatorische Maßnahmen:

  1. Errichtung einer internen Corona-Taskforce, bestehend aus einer Gruppe von Führungskräften und – wenn vorhanden – einem Arzt, deren Aufgabe es ist, sich zentral mit den Auswirkungen und Veränderungen von COVID-19 auf das Unternehmen und dessen Stakeholder auseinanderzusetzen und das Unternehmen sicher durch die Krise zu steuern; 
  2. Benennen eines zentralen Corona-Beauftragten*, der sich zentral darum kümmert, dass Maßnahmen abteilungsübergreifend entwickelt alle Mitarbeiter informiert bleiben;
  3. Entwicklung eines zentralen Maßnahmenkatalogs und Fahrplans für die betriebliche Organisation und alle Mitarbeiter; 
  4. Regel-Kommunikation mit Führungskräften zum Umgang mit der Krise aufbauen, damit diese ihre untergebenen Mitarbeiter bestmöglich informieren und leiten können;
  5. Sämtliche internen Events, wie zum Beispiel auch Workshops sowie die Teilnahme an externen Veranstaltungen bis auf weiteres absagen;
  6. Jegliche Präsenztermine vermeiden, dafür auf Online-Konferenzen ausweichen;
  7. Support-Team für Einrichtung, Sicherung und Betrieb von Heimarbeitsplätzen nebst Hotline für offene Fragen einrichten;
  8. Notwendige Hard- und Softwareausrüstung für Mitarbeiter im Homeoffice bereitstellen (ggf. auch Internetverbindung bzw. UMTS-Sticks); 
  9. Orientierung bzw. Verstärkung von agilen Managementmethoden, wie z.B. Scrum, um Arbeit in verteilten Teams zu organisieren;
  10. Post physikalisch wenigstens einmal pro Woche öffnen lassen und digital verteilen;
  11. Digitalisierung aller erforderlichen Unterlagen;
  12. Zugriff auf Muster und Vorlagen, Datenbanken und digitale Arbeitsmittel; 
  13. Einsatz von digitalen Prozessen und Signaturen, damit nicht haptisch unterschrieben werden muss.

Sicherheitsmaßnahmen: 

  1. Alle Reisetätigkeiten soweit möglich unterbinden; 
  2. Mitarbeiter, die zuvor in Krisengebiete gereist sind, ins Home-Office für mindestens zwei Wochen schicken;
  3. Infizierte Mitarbeiter oder Mitarbeiter, in deren unmittelbarem Umfeld Infektionen bekannt werden, sofort isolieren und das Kontaktumfeld für weitere Maßnahmen identifizieren;
  4. Aufenthaltsräume, wie zum Beispiel Kantine, abriegeln bzw. sperren;
  5. Zugänge zu den Büroräumen für externe Besucher sperren, ggf. Sicherheitspersonal für die Zugangskontrolle organisieren;
  6. Desinfektionsmittel an allen wichtigen Kontaktpunkten bereitstellen (zum Beispiel Eingang, Waschräume).

Kommunikative Maßnahmen:

  1. Mitarbeiter und Kunden regelmäßig durch eine zentrale Instanz über die interne und externe Entwicklung sowie Entscheidungen und neuen Regeln informieren;
  2. Links zu externen Informationen von behördlichen, kommunalen oder sonstigen relevanten Einrichtungen, wie z.B. dem Robert Koch Institut, zur Verfügung stellen;
  3. Einrichtung einer Hotline oder eines E-Mail-Postfachs für Anfragen von Mitarbeitern und vielleicht auch Kunden, die sich zur aktuellen Situation erkundigen wollen;
  4. Erstellung eines Leitfadens bzw. FAQ-Bereichs im Intranet (intern) und der Website (extern), in dem wichtige Fragen rund um die Krise und wie das Unternehmen damit umgeht beantwortet werden; 

Die Liste ist nicht komplett. Hier würde ich mich über weitere Anregungen freuen, mit dem Ziel, eine umfassende Sammlung an Handlungsempfehlungen und Maßnahmen allen Lesern bereit zu stellen. Vielen Dank vorab für die Mitwirkung.

Um den Betrieb weiter zu gewährleisten, ist es entscheidend, bestehende organisatorische Prozesse so schnell wie möglich an die neuen Gegebenheiten anzupassen. Agile Managementmethoden, wie z.B. Scrum, sind prädestiniert für die Zusammenarbeit in verteilten Teams und können entscheidende Impulse für die betriebliche Reorganisation geben. Hier kann man sich den offiziellen Scrum Guide mit knapp 20 Seiten in 30 Sprachen downloaden.

Gerade mit Blick auf die Meeting- Kultur eines Unternehmens müssen Workshops und Präsenztermine auf Online-Konferenzen umgestellt werden. Dazu gibt es diverse kostenpflichtige und kostenfreie Tools, wie zum Beispiel GoToMeeting, Microsoft Teams, Skype for Business, Skype, Slack, Google Hangouts oder Google Meet

Die Umstellung auf 100 % Remote ist für digitale Agenturen wesentlich einfacher als zum Beispiel für ein produzierendes Gewerbe. Aber unter Einhaltung gewisser Regeln können Online-Meetings genauso effizient sein wie persönliche Meetings.

Hier kommt es, wie auch bei Präsenzterminen, auf die richtige Vorbereitung an. So müssen alle Teilnehmer über die genaue Zielsetzung und den Ablauf eines Meetings im Vorfeld informiert werden, um sich optimal vorbereiten und den gewünschten Beitrag leisten zu können.

Darüber hinaus ist die Qualität von Bild und Ton ausschlaggebend. Diese sind abhängig von der Internetverbindung und von technischem Equipment wie z.B. Webcam und Mikrofon.

Mit Blick auf die Arbeitsstättenverordnung sind Arbeitgeber rechtlich verpflichtet, genau zu prüfen, ob die Beschäftigten an ihrem Home-Office-Arbeitsplatz Gefährdungen ausgesetzt sind. Ziel der Verordnung ist es, Unfälle aller Art an Arbeitsplätzen zu vermeiden. Dabei werden physische und neuerdings auch psychische Belastungen – etwa durch störende Geräusche oder ergonomische Mängel – sowie bei Bildschirmarbeitsplätzen insbesondere die Belastungen der Augen der Beschäftigten zu berücksichtigen sein. 

Dabei muss eigentlich jeder Einzelfall gesondert geprüft werden. Fraglich ist, wie man hier in Zeiten solch einer Krise dem gerecht werden soll und welche Ausnahmen es gibt.

Stellen wir uns hier eine kleine Drei-Zimmer-Wohnung einer dreiköpfigen Familie vor, in der Kind und Eltern wegen geschlossener Kita und angeordnetem Home-Office gemeinsam zu Hause auf engstem Raum leben und in diesen Verhältnissen auch noch produktiv arbeiten sollen. 

Wie kann ich meine Mitarbeiter effektiv steuern? 

Im Zeitalter der Globalisierung und Digitalisierung sind längst neue Arbeitsplatzmodelle gang und gäbe. Hier haben bereits unzählige Softwareentwicklungsfirmen und Digitalagenturen seit Jahren bewiesen, dass die Zusammenarbeit in verteilten Teams wunderbar funktioniert und Wertschöpfung geschaffen werden kann. 

Es gibt inzwischen unzählige digitale Helfer, mit der die Organisation von Arbeit und Zusammenarbeit von Mitarbeitern an unterschiedlichen Standorten effektiv und effizient bewerkstelligt werden kann. 

Viele Unternehmen haben bereits auf Cloud-Dienste von z.B. Microsoft oder Google zum Teil oder gänzlich umgestellt. So ist es möglich, auf gemeinsame Unternehmens- und Projektinformationen jederzeit außerhalb des Firmennetzwerks zugreifen zu können.

Mit Projektmanagementtools, wie z.B. Trello, Asana, Monday und Jira lassen sich Aufgaben organisieren und verteilen. Über Kollaborationssysteme wie Confluence, Google Apps oder Office 365 kann man gemeinsam an Projekten arbeiten und Wissen verteilen.

Für die veränderte Organisation ist es empfehlenswert sich mit modernen Arbeitskonzepten zum Thema Agilität, wie z.B. Scrum, auseinanderzusetzen. So können sich Teams täglich in einem Daily 15 Minuten abstimmen und je nach Arbeitsorganisation und Umfang in wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Status-Meetings umfangreicher auszutauschen.

Wie kann ich effizient von zu Hause arbeiten?

Um effizient von zu Hause arbeiten zu können, ist es wichtig, einen ordentlichen Arbeitsplatz zu haben sowie über eine Breitband-Internetverbindung und technisches Equipment zur Kommunikation zu verfügen.

Das brauchen man, um vernünftig von zu Hause aus arbeiten zu können: 

  1. Laptop oder stationärer PC, nebst Zubehör (Stromkabel, Maus und Tastatur)
  2. VPN Zugriff auf das firmeninterne Netzwerk (wenn verfügbar)
  3. Headset und Webcam
  4. Breitband Internetanschluss

Nicht vergessen werden darf die Frage, ob die aktuelle Netzabdeckung am Standort ausreicht, wenn plötzlich mehr Menschen von zu Hause arbeiten und etwa laufend Videokonferenzen abhalten. 

Wie eingehend gesagt, kommt die aktuelle Entwicklung und die damit verbundene Umstellung für uns alle mehr als plötzlich. Es herrscht Unsicherheit zum Jetzt und vor allem zu dem, was noch kommt. Nach Schließung von Grenzen, Verbot von Veranstaltungen, Schließung von Kindergärten, Schulen und Hochschulen sowie  der Auslagerung ins Home-Office bleibt offen, welche Schritte zur Bewältigung der Krise noch notwendig sein werden und wie lange diese dauern werden. Bei aller Problematik dürfen wir nicht aus dem Blick verlieren, dass es um den Schutz von Menschenleben geht, nicht nur um unser eigenes, sondern auch um das unserer Angehörigen, unserer Nachbarn  und aller anderen Menschen in unserem Land. Hier müssen alle Lebensbereiche einbezogen werden. Alle müssen sich beteiligen. Besonder wichtig ist es dabei. einen kühlen Kopf zu bewahren und nicht in Panik zu verfallen. Für die Zusammenarbeit in verteilten Teams gibt es dank dem technologischen Fortschritt längst adäquate Lösungen und Best-Practice Ansätze, um die tägliche Arbeitsorganisation auch Remote zu bewerkstelligen. Es werden sich für alles Lösungen finden lassen. Ich habe versucht, Ihnen einige für den betrieblichen Bereich aufzuzeigen und hoffe, dass Sie daraus Nutzen ziehen können

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