Obwohl Videokonferenzen in vielen Organisationen zu einem weit verbreiteten Standard geworden sind, verzichten einige noch immer darauf, sie effektiv und effizient einzusetzen. Es gibt einige Bedenken, und einige von ihnen sind sogar berechtigt. Welche Optionen gibt es jedoch unter pandemischen Umständen? Wissenschaftler erwarten, dass diese Krise 6-8 Monate dauern wird. Darauf müssen wir uns vorbereiten. Wir alle sind besorgt um die Gesundheit unserer Familien und freuen uns darauf, eines Tages wieder zur „Normalität“ zurückzukehren. Aber wenn wir über einen zu langen Zeitraum Lethargie, Passivität und pathetische Einstellungen akzeptieren, könnten viele Geschäftsinitiativen bis dahin den Bach heruntergegangen sein. In einigen schweren Fällen gibt es vielleicht nicht einmal einen Punkt, zu dem man zurückkehren könnte. Konsequenterweise konzentriert sich dieser Artikel darauf, diejenigen zu ermutigen, die noch zögern, Online-Kommunikationsmittel zu nutzen.

“Effektivität ist, die richtigen Dinge zu tun. Effizienz ist, die Dinge richtig zu tun.” (Peter Drucker)

Es gibt gute und schlechte Nachrichten über Videokonferenzen. Aus nicht ganz nachvollziehbaren Gründen wird oft die Sorge geäußert, dass Online-Konferenzen nicht das gleiche Maß an Produktivität wie persönliche Begegnungen bieten. Wie der weitere Artikel zeigen wird, ist dies nicht unbedingt der Fall. Es ist sinnvoll, diese Aussage aus der Perspektive des Zitats von Peter Drucker zu untersuchen und bei der Diskussion von Offline- und Online-Meetings einen Unterschied zwischen beiden Begriffen zu machen: Effektivität würde sich auf Struktur und Vorbereitung konzentrieren, Effizienz auf die Durchführung.

Es überrascht nicht, dass die besten Praktiken zur Meetingvorbereitung sowohl für Online- als auch für Offline-Sitzungen in sehr ähnlicher Weise gelten: eine vereinbarte und synchronisierte Agenda, die rechtzeitig an alle Teilnehmer verteilt wird, ein klares Verständnis der Ziele der Sitzung sowie der Rollen und Kompetenzen jedes Teilnehmers, sowie Hinweise, welche Dokumente vorher studiert werden müssen, um nur einige wenige zu nennen.

Bei der Durchführung von Meetings treten jedoch Unterschiede auf. Hier können Online-Meetings sogar Vorteile bieten, die Offline-Meetings nicht haben. Aber lassen Sie uns zuerst der Frage zuwenden, warum sich einige Leute mit Online-Meetings nicht wohl fühlen. Jenseits allgemeiner Verhaltensmuster, wie z.B. dem Drang, das Unbekannte zu vermeiden, könnte eine gewisse Irritation tatsächlich gerechtfertigt sein (ist aber kontraproduktiv): (a) Online-Formate lassen wenig Raum für gewisse Strategien und Werkzeuge, die wir in der Vergangenheit persönlich so erfolgreich angewendet haben, und (b) erfordern sie etwas mehr Disziplin.

Bei persönlichen Treffen kommunizieren wir nicht nur verbal. Vielmehr gibt es uns ein warmes Gefühl und die Sicherheit, unterstützende Instrumente jederzeit anzuwenden, wenn es angebracht ist. Diese Hilfsmittel sind (jenseits rhetorischer Mittel) Haltung, Blick, Gestik sowie Hände – und können sehr überzeugend wirken. Dieses Instrumentarium, “sich überzeugend zu verkaufen” ist in Online-Sitzungen kaum verfügbar. Stattdessen müssen wir uns voll und ganz darauf konzentrieren, klare und eindeutige Botschaften zu formulieren, die für die Zuhörer auch außerhalb des Raumes verdaulich sind. Wenn man viele Besprechungen erlebt hat, kann man mit Fug und Recht sagen, dass dies eine Übung ist, in der nicht allzu viele Menschen Übung haben.

Dieses Notwendigkeit zur expliziten Kommunikation mit niedrigem Kontext (im Gegensatz zum hohen Kontext) führt zur Frage der Sitzungsdisziplin:

„Es ist schon alles gesagt – aber noch nicht von allen.“ (Karl Valentin)

„Die Leute fangen erst einmal an zu reden und hoffen dabei, dass ihnen dabei etwas Sinnvolles in den Sinn kommt.” (KDG)

Übertreibe ich etwa? Nein, ich glaube nicht! Die Beobachtung ist vielmehr, dass eine nachteilige Präsenz-Meeting-Kultur sich gerne fortschreibt, wenn sie erst einmal etabliert ist. Aber das ist nicht der Punkt. Die gute Nachricht über Online-Meetings ist vielmehr, dass sie von Natur aus die Fokussierung inhärent unterstützen und wenig Raum für Abweichungen lassen. Oder einfach gesagt, die Anzahl der überflüssigen Worte, die in Online-Meetings ausgetauscht werden, liegt weit unter der Anzahl derer in Offline-Meetings.

Abschließend möchte ich darauf hinweisen, dass es noch einen weiteren Vorteil von Online-Meetings gibt: nämlich eine Lernkurve, d.h. eine inhärente Konvergenz in Richtung auf erhöhte Produktivität und Ergebnisorientierung. Wenn sich die Teilnehmer erst einmal eingearbeitet und ihren Rhythmus gefunden haben, neigen sie dazu, das Fett herauszuschneiden und sich auf das Fleisch zu konzentrieren. Ich habe diese Lernkurve im internationalen Projektmanagement auch über grundlegend unterschiedliche Kulturen hinweg (Indien, Frankreich, Australien, Vietnam, Nordeuropa) wiederholt erlebt, ohne dass es eines aktiven moderierenden Eingriffs bedurft hätte. Diese inhärente Konvergenz ist in der Offline-Kommunikation nicht zu beobachten, jedenfalls solange nicht aktiv gegengesteuert wird.

Zusammenfassend soll dieser Artikel Offline-Organisationen ermutigen, ihre Vorhaben fortzusetzen – aber jetzt im Online-Modus. Es sind zwar einige Hindernisse zu überwinden, aber die Belohnung ist eine erhöhte Produktivität, wenn einige Regeln eingehalten werden. Es ist überflüssig zu sagen, dass Stillstand keine Option ist.

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