In Zeiten einer Krise, die uns von unserem gewohnten externen Arbeitsplatz an das Homeoffice bindet, müssen Projekte nicht unterbrochen werden. Es gibt auch effiziente Möglichkeiten, Projekte aus dem Homeoffice heraus zu leiten und zu bearbeiten. 

Technik

Eine geeignete technische Ausstattung ist das A und O. Hierzu gehört ein Laptop oder Desktop, eine gute Internet-Anbindung, Kamera und Mikrofon und der Zugriff auf Tools, die ein Online-Arbeiten ermöglichen. Große Unternehmen bieten vielfach bereits die Möglichkeit, von „außen“ auf das Firmennetz zuzugreifen, so dass es außer einem gesicherten VPN-Zugang und einer entsprechenden Software keiner weiteren Tools bedarf, um auch aus dem Homeoffice effizient arbeiten zu können.  Aber nicht alle Unternehmen waren bisher der Möglichkeit des Remote Work-Konzepts gegenüber aufgeschlossen und sind auch möglicherweise nicht in der Lage, innerhalb kürzester Zeit die notwendigen Voraussetzungen zu schaffen. In diesen Fällen gibt es dennoch einige Tools, die eine Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern ermöglichen. Hier soll auch nicht unerwähnt bleiben, dass im Zuge der Coronakrise einige große Software-Hersteller Ihre Tools ausnahmsweise kostenlos zur Verfügung stellen, wie z. B. Microsoft Teams oder TeamViewer.

Arbeitsplatz und Arbeitsatmosphäre

Sind nun die technischen Möglichkeiten gegeben, sollte jeder betroffene Mitarbeiter prüfen, ob er oder sie einen häuslichen Arbeitsplatz so einrichten kann, dass er möglichst nicht mitten im familiären Geschehen dazu einlädt, gleichzeitig als Esstisch für die Familie und Spieltisch für die Kinder zu dienen. Hier darf nun natürlich nicht unberücksichtigt bleiben, dass die Arbeit im Homeoffice für Eltern – insbesondere für Alleinerziehende – in einer Zeit, in der Betreuungseinrichtungen und Schulen geschlossen sind, eine besonders große Herausforderung darstellt. Dies sollte auch bei der Erwartungshaltung über die Mitwirkung am Projekt berücksichtigt und Arbeits- und Erreichbarkeitszeiten in diesen Fällen nicht zu rigide vorausgesetzt werden.

Arbeitszeiten und Erreichbarkeit

Die Erreichbarkeit ist auch in der Distanz ein wichtiger Faktor, um den Austausch mit dem Projektteam und untereinander nicht abreißen zu lassen. So sollte mit allen Team-Mitgliedern eine möglichst verbindliche Erreichbarkeit zu bestimmten Tageszeiten vereinbart werden, um den Austausch und die Beantwortung von Fragen sicherzustellen. Was für Team-Mitglieder gilt, gilt in noch höherem Maß für Führungskräfte, Projektmanager und SCRUM Master.

Ist eine Rufumleitung vom Firmentelefon auf das Firmenhandy oder eine private Rufnummer möglich, so ist zumindest die telefonische Erreichbarkeit schon einmal sichergestellt.

Sehr wichtig, gerade bei ungeübten Remote Workern, ist die Gestaltung der Arbeitszeit mit einem festgelegten Rhythmus, mit festen Zeitfenstern für Erreichbarkeit, für konzentriertes ungestörtes Arbeiten, aber auch für Ruhezeiten, geplante Aufgaben und die Einhaltung von persönlichen Ritualen. Pausen dürfen auf keinen Fall fehlen und sollten – ggf. mit Unterstützung von entsprechenden Tools (oder auch nur einem Wecker) – nach Möglichkeit konsequent eingehalten werden.

Arten der Zusammenarbeit

Neben den Projekttätigkeiten, die ein Mitarbeiter allein durchführen kann, gibt es natürlich auch die Aktivitäten, die einen direkten Austausch im kleinen oder auch im größeren Kreis bedingen. Hierunter fällt die gemeinsame Erarbeitung oder Abstimmung von Arbeitsergebnissen zu zweit oder in kleinen Arbeitsgruppen, Interviews mit Einzelpersonen und Workshops mit einem größeren Teilnehmerkreis oder Reviews.

Die Zusammenarbeit mit einem oder mehreren Kollegen in einer Arbeitsgruppe wird digital unterstützt von Video-Konferenzen zum direkten Austausch unter den Team-Mitgliedern und insbesondere durch Online-Kollaborationstools, an denen die Team-Mitglieder gemeinsam arbeiten und so ein gemeinsames Ergebnis erzielen können. Die Effizienz von remote work gegenüber der collocation (gemeinsame Arbeit an einer Lokation) ist mit einer gewissen Übung kaum eingeschränkt. Dennoch sollte genau geprüft werden, ob sich Arbeitsergebnisse in einzeln bearbeitbare Tranchen aufteilen lassen, um so die höchstmögliche Effizienz zu erreichen.

Für Interviews, die gerade in der Analysephase von Projekten ein probates Arbeitsmittel darstellen, bietet sich natürlich ebenfalls die Video-Konferenz oder ein „einfacher“ Telefonanruf an. Aber auch hier gibt es erweiterte Online-Möglichkeiten, die gerade bei einem größeren Kreis an Interviewten von Vorteil sind. Hierbei handelt es sich um Online-Umfragetools (z. B. typeform), mit denen sich Online-Umfragen nach Wunsch zusammenstellen und auswerten lassen, was sogar eine Effizienzsteigerung gegenüber mündlichen Interviews darstellt.

Kommen wir zu der größten Herausforderung: dem Workshop. Je nach Größe kann auch hier auf eine Video-Konferenz ausgewichen werden. Bei einer größeren Teilnehmerzahl wird es jedoch schnell unübersichtlich. Im Übrigen ist auch die Möglichkeit einer Gruppenarbeit, die gerne bei Workshops verwendet wird, hier nicht in dem Maß gegeben. Ist das Ziel die Ideenfindung oder das Brainstorming so bieten sich Online-Whiteboards (z. B. Miro) und kollaborative Online-Mindmaps (z.B. mindmeister) an.

Kommunikation

Eine wesentliche Anforderung an ein erfolgreiches remote Arbeiten ist die Aufrechterhaltung der Kommunikation unter den Team-Mitgliedern und mit den Vorgesetzten, Projektmanagern und SCRUM Mastern.

Gerade beim Thema Kommunikation und Kollaboration ist agiles Arbeiten z. B. nach SCRUM der klassischen Methodik voraus. So eignet sich das Daily SCRUM gerade auch bei remote work – durchgeführt über Video-Konferenz – hervorragend, um den Team-Austausch zu fördern. Auch das KANBAN-Board zur Visualisierung des Projekts kann bestens über Online-Tools integriert werden.

Für die direkte Kommunikation untereinander bieten sich Online-Kommunikationstools wie Microsoft Teams oder Slack an. Die Bedeutung von Video-Calls sollte nicht unterschätzt werden, da Gestik und Mimik ein wichtiger Bestandteil der menschlichen Kommunikation darstellen und ein Manko daran eine langfristige gute Zusammenarbeit aus der Distanz erschweren können. Selbstverständlich gelten auch für Online-Meetings und -Chats Spielregeln wie ein Code of Conduct, den die Team-Mitglieder optimalerweise zu Start ihrer Arbeit gemeinsam erarbeiten sollten.

Ein Faktor, der auch bei remote work nicht übersehen werden sollte, ist das Zusammengehörigkeitsgefühl. Bei der Zusammenarbeit vor Ort ergeben sich über den Tag verteilt immer wieder Möglichkeiten des persönlichen Austausches, so z. B. bei der gemeinsamen Kaffee-Pause. Diese Möglichkeit fehlt bei der remote work, sollte aber durch geeignete Möglichkeiten des informellen Austausches simuliert werden. Hierfür eignen sich z. B. Chat-Runden zu nicht Tätigkeits-relevanten Themen oder Online-Wettbewerbe, die das Miteinander auch über die Distanz fördern sollen. Wie wäre es mit einer täglichen Challenge über das coolste Kochrezept oder den Austausch der neuesten (oder witzigsten) Life Hacks zur Coronakrise?

Führung von remote Teams

Ein wichtiges Führungsinstrument ist die direkte Kommunikation mit Mitarbeitern. Dies gilt auch für die Projektarbeit und muss natürlich auch bei remote Projekten gewährleistet sein. Hier gilt es in gleichem Maß, verfügbar zu sein und Präsenz zu zeigen, was neben den täglichen Status-Calls oder Dailys und den zeitnahen Informationsaustausch durch persönliche Gespräche angereichert werden sollte. So sollte sich die Führungskraft oder der Projektmanager immer wieder ein Bild vom Umgang der Mitarbeiter mit der „Einsamkeit“ und Distanz machen, um beim Auftreten von Problemen oder Unzufriedenheiten zeitnah geeignete Gegenmaßnahmen ergreifen zu können. Das persönliche Interesse am Befinden der Mitarbeiter und persönliches Feedback sollten ebenso wenig fehlen wie das gemeinsame Feiern von Erfolgen.

Transparente Ziele, ggf. heruntergebrochen auf Wochen- oder sogar Tagesziele, und Prioritäten erleichtern den Mitarbeitern die Planung ihrer Aktivitäten. Unterstützung bieten auch hier Online-Tools zur Aufgabenplanung und KANBAN-Boards.

Ein wichtiger Faktor sollte nicht unerwähnt bleiben: gerade mit remote work unerfahrene Führungskräfte und Projektleiter stehen dieser skeptisch gegenüber und betrachten die Kontrolle der Arbeitsleistung ihrer (Projekt-)Mitarbeiter als wesentliche Herausforderung im remote work Modus. Versuchen Sie es stattdessen mit Vertrauen und zeigen Sie dies Ihren Mitarbeitern auch. Das beflügelt die Effizienz normalerweise deutlicher als es alle Kontrollmechanismen könnten.

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Eine Liste geeigneter Tools für remote work stellen wir Ihnen demnächst zur Verfügung

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