Im Folgenden werden ausgewählte Informationen zum Thema IT-Outsourcing zusammengetragen, um dem Leser eine Grundorientierung zur Entwicklung, zu den Anwendungsbereichen, den Unterstützungsmöglichkeiten, Vorteilen und Problemen zu geben. Dabei wird auch auf Onshoring, Nearshoring und Offshoring eingegangen. 

 

Outsourcing

In der Ökonomie steht der Begriff Outsourcing für die Auslagerung von Unternehmensaufgaben und -strukturen zu externen Produktionsbetrieben und Dienstleistern. Hierbei gibt es vielfältige Differenzierungen insbesondere im Hinblick auf die Art der auszulagernden Aufgaben, die Organisation der Auslagerung und der Zusammenarbeit sowie ihre rechtliche Gestaltung durch Verträge.

Klassische Anwendungsbereiche von Outsourcing sind Kundenservice, Buchhaltung, Marketing in allen Erscheinungsformen (auch Content-Entwicklung und Social Media), Informationstechnik und EDV-Anwendung,

IT-Outsourcing

Outsourcing wurde schon in den 80er Jahren im Zusammenhang mit Großvorhaben im IT-Bereich bekannt. Mittlerweile werden IT-Dienstleistungen aller Art ganz oder teilweise an externe Dritte ausgelagert. Outsourcing ist nicht auf bestimmte Größenordnungen von Unternehmen beschränkt; es kann von Großbetrieben bis zu kleinen Einzelunternehmen hilfreich sein. Die zunehmende Digitalisierung aller Lebensbereiche schreitet voran und Anforderungen an Produktionsbetriebe und Dienstleistungsanbieter werden immer komplexer, was die Tendenz zum Outsourcing steigern lässt.

Anwendungsfelder für IT-Outsourcing

Bereiche für Outsourcing-Möglichkeiten sind z.B.:

  • Vorhaltung und technischer Betrieb einer IT-Infrastruktur
  • Entwicklung und fachlicher Betrieb von IT-Prozessen
  • Softwareentwicklung, -betrieb und -wartung
  • Webentwicklung, Hosting, Verwaltung
  • Datenbankentwicklung und-verwaltung, 

 

Zusammenarbeit, Verantwortung für Ergebnisse

Intensität und Umfang der Auslagerung können im Einzelfall je nach Bedarf des auslagernden Unternehmens skaliert werden. Denkbar ist z.B.:

  • Vollständiges Outsourcing einer Aufgabe, bei dem der Dienstleister auch die Verfolgung der unternehmerischen Ziele und die Gesamtverantwortung übertragen erhält.
  • Übertragung einzelner Aufgabenbereiche, die Gesamtverantwortung bleibt beim Unternehmer.
  • Übertragung eines Geschäftsprozesses.

An dieser Stelle ist der Hinweis angebracht, dass Auslagerungen sorgfältig vorbereitet und geplant werden sollten. Sie werden nur erfolgreich sein, wenn ihnen eine detaillierte und vollständige Leistungsbeschreibung zugrunde liegt, wenn die Organisation der Arbeitsabläufe und die Verteilung von Verantwortlichkeiten rechtlich eindeutig geregelt und die getroffenen Festlegungen eingehalten werden.

 

Gründe für Outsourcing

Wesentliche Stichworte sind: Kosten, Personal, Qualifikation, Qualität.

Outsourcing kann Kostenvorteile bringen, wenn z.B. in Niedriglohnländer ausgelagert werden kann. Inanspruchnahme außer-betrieblicher Ressourcen erspart die Bindung eigenen Personals bzw. die Finanzierung von Qualifikationsmaßnahmen, falls die notwendigen Kenntnisse und Erfahrungen nicht vorhanden sind. Sonst anfallende Kosten der eigenen Leistungserbringung, z.B. für eigene Räume, Investitionen in Hardware, Software und Betrieb, können eingespart werden. 

IT-Personal ist aktuell, vor allem in Ballungsräumen, schwer, manchmal auch gar nicht zu beschaffen, jedenfalls nicht kurzfristig. Dies setzt unternehmerischem Handeln schnell Grenzen, wenn neue Geschäftsfelder aufgebaut oder vorhandene erweitert bzw. verbessert werden sollen. Woher neues und qualifiziertes Personal nehmen? Spezialisierte Unternehmen können qualifiziertes, spezialisiertes und in den jeweiligen Einsatzbereichen erfahrenes Personal zeitnah bringen. Schnelles Reagieren auf veränderte Marktsituationen ist möglich und lässt eine verbesserte Marktposition und daraus resultierend auch finanzielle Vorteile möglich werden.

Der Einsatz externen Fachpersonals mit Spezialkenntnissen und Erfahrungen bringt frisches Know-how in das Unternehmen. Dies macht sich nicht nur bei den ausgelagerten Aufgaben und Prozesse bemerkbar, sondern kommt auch den übrigen Leistungen des Unternehmens zugute. Höhere Qualität der Leistungen steigert die Kundenbindung. Nicht zuletzt können die Kernkompetenzen des Unternehmens gestärkt werden, wenn die Beanspruchung um die ausgelagerten Aufgaben reduziert wird. Outsourcing verbessert Servicequalität und Wettbewerbsfähigkeit.

Die Qualitäts-, Wachstums- und Innovationsorientierung gewinnt neben den bisher sehr stark im Vordergrund stehenden Kostenaspekten zunehmend an Bedeutung.

 

Probleme und Risiken

Es gibt aber auch eine Kehrseite. Mit der Auslagerung und Entlastung ist eine Abhängigkeit von dem beauftragten Dritten (Dienstleister) verbunden.

Darüber besteht tendenziell die Gefahr von Kontrollverlust bzw. einer Erschwerung der Prozesskontrolle. Diese kann vom auslagernden Unternehmen anders als bei der internen Erledigung häufig nur indirekt wahrgenommen werden. Trotzdem muss das gewünschte Qualitätsniveau sichergestellt werden.

Auch an anderen Stellen wird ein höherer Aufwand notwendig, um Schäden zu vermeiden. Der Schutz des Firmen-Know-hows muss gewährleistet werden, wenn beauftragten Dritten zwangsläufig Einblick in Firmeninterna und Know-how eröffnet werden muss, damit das Outsourcing sinnvoll funktionieren kann. 

Outsourcing fordert den Beteiligten einen erhöhten Kommunikationsaufwand ab, damit die Partnerschaft möglichst reibungslos funktioniert. 

Ein wesentlicher Punkt ist die Kostenanalyse. In der Kostenvergleichsrechnung müssen alle Unterschiedskosten betrachtet werden. Es reicht nicht, nur die Erbringungskosten für die ausgelagerte Aufgabe/ den ausgelagerten Prozess mit denen der internen Erledigung zu vergleichen. Es müssen vielmehr alle relevanten Kosten einbezogen werden, die aus der Entscheidung folgen. Diese betreffen z.B. auch Aspekte wie Qualitätsunterschiede, Unterschiede in der Arbeitszufriedenheit in der Belegschaft sowie Änderungen in der Unternehmensstrategie und ihre Auswirkungen. Sinnvollerweise sollten die Kostenbetrachtungen nicht auf den Entscheidungszeitpunkt begrenzt sein, sondern auch längerfristige Auswirkungen des Outsourcings einbeziehen.

Häufig werden die möglichen Auswirkungen von Outsourcing auf die eigenen Mitarbeiter und das Betriebsklima vergessen. Diese sollten im Vorfeld informiert und mitgenommen werden. Sonst entsteht leicht der Eindruck von mangelnder Wertschätzung. Zufriedenheit, Motivation, Vertrauen und letztlich auch die Loyalität zum Arbeitgeber sind schnell verloren.

Onshoring, Nearshoring, Offshoring

Hier geht es ebenfalls um Outsourcing. Die Begriffe Onshoring, Nearshoring, Offshoring berücksichtigen die geographische Ausrichtung der Verlagerung. 

Unter Onshoring versteht man das Auslagern von Produktion oder Dienstleistungen innerhalb des Herkunftslandes des Auftraggebers.

Offshoring und Nearshoring beziehen sich immer auf das Ausland, wobei Nearshoring das nahe gelegene europäische Ausland meint, für Deutschland insb. Osteuropa (Polen, Tschechien, Ungarn, Rumänien, Ukraine, Bulgarien). Offshoring geht in weiter entfernte Länder, für Deutschland sind hier vor allem Indien und China zu nennen.

Grundsätzlich gelten für diese Verlagerungen alle oben gemachten Ausführungen. Es liegt jedoch auf der Hand, dass der Standort des Outsourcing-Auftragnehmers spezielle Auswirkungen hat, die berücksichtigt werden müssen, z.B.

Entfernung zu Deutschland, Verschiedene Zeitzonen

Funktionierende Kommunikation ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg von Outsourcing. Soweit die erforderlichen Kontakte nicht online abgewickelt werden können, sondern die häufige Durchführung von Geschäftsreisen erfordern, bietet Nearshoring aufgrund der räumlichen Nähe Vorteile gegenüber Offshoring. Das gilt sowohl für den zeitlichen als auch für den finanziellen ‚Aufwand. Der Zeitunterschied in Europa beträgt maximal zwei Stunden. Die Zeitfenster für die Erreichbarkeit der Partner sind in der Regel günstiger als bei Offshoring.

Geschäftsreisen

Innerhalb Europas wird für reisende Mitarbeiter in der Regel kein Visum notwendig; wohingegen eine Geschäftsreise nach Asien oder Südamerika aufwendig organisiert werden muss. Auf Dauer kann dies die Zusammenarbeit erschweren. 

Verfügbarkeit personeller Ressourcen

Hochqualifizierte Absolventen gibt es nicht nur im nahegelegenen Osteuropa, sondern auch und vor allem in Indien oder China. Hierbei besteht prinzipiell kein großer Unterschied zwischen Near- und Offshoring. 

Sprachbarrieren

Die Sprache der IT ist Englisch. Unterschiedliche Nationalsprachen sind jedenfalls dann kein Hindernis, wenn alle Beteiligten englisch sprechen. Dies sollte bei den deutschen Projektbeteiligten gewährleistet sein, entweder in dem beauftragenden Unternehmen selbst oder durch einen Berater oder Projektmanager. In vielen weit entfernten Ländern (z. B. Indien) wird englisch gesprochen, wobei die sprachlichen Fertigkeiten und die Verständigung von unterschiedlicher Qualität sein können. In den Ländern Osteuropas wird dagegen eher selten englisch gesprochen, auch wenn viele Mitarbeiter von örtlichen Dienstleistern zumindest die Grundkenntnisse besitzen.

Vorsorglich wird darauf hingewiesen, dass die vorstehenden Punkte nur einen Bruchteil der Aspekte ausmachen, die in eine Entscheidung zum Outsourcing (Nearshoring oder Offshoring) einbezogen werden müssen.

 

Fazit:

Die Auslagerung von IT-Aufgaben wird in den kommenden Jahren weiter an Bedeutung gewinnen, wobei sich die Orientierung zunehmend von einer reinen Kostenorientierung („run my mess for less“) zu einer Qualitäts-, Wachstums- und Innovationsorientierung verschiebt. Near- und Offshoring sind Key-Success-Faktoren, die kein Unternehmen außer Acht lassen darf. Nearshoring oder Offshoring funktionieren entgegen einer häufig vertretenen Meinung auch in Deutschland, wenn man es nur richtig angeht (siehe dazu unseren Artikel „Near- und Offshoring zwischen Königsweg und Scheitern“). Deutschland hat hier im Vergleich mit anderen europäischen und außereuropäischen Ländern eher einen Nachholbedarf. Hier gilt es noch viel Zukunftspotential zu heben!

 

Quellen– u. Literaturverzeichnis: